Guia prático do Google Agenda para organizar seu dia a dia

O Google Agenda pode transformar até a pessoa mais desorganizada na mais eficiente. Desde agendar compromissos até conectar pessoas de todo o mundo, esta aplicação faz mais do que apenas lembrar que dia é hoje. 

Com o Google Agenda, você pode agendar reuniões remotas com links de vídeo, coordenar vários calendários para encontrar o melhor horário e incorporá-lo ao seu site para que seus clientes possam reservar algum tempo com você. 

Se você deseja aprender a usar o Google Agenda para organizar sua seu dia a dia — e da sua equipe também —, as dicas e truques deste artigo serão muito úteis.

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Fazendo login no Google Agenda

Se você estiver procurando pelo seu login no Google Agenda, clique aqui. Se você não conseguir acessar o login, precisará criar uma conta do Gmail primeiro.  

Se você já estiver conectado à sua conta do Google, poderá encontrar o calendário clicando no ícone "Aplicativos" no canto superior direito do seu navegador.

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Sincronizando todas as agendas no Google Agenda

Sincronizar todos os compromissos no Google Agenda permitirá que você veja todos os seus eventos em um único calendário para ter uma ideia clara de seu tempo. 

Para fazer isso, basta seguir os seguintes passos:

1. Abra o Google Agenda;
2. Clique na engrenagem e vá em “Configurações";
3. Vá até "Importar e exportar";
4. Exporte sua agenda.

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Visualizando a agenda dos colegas

O trabalho em equipe pode requerer reuniões regularmente com várias pessoas diferentes. Portanto, é importante poder visualizar o Google Agenda de seus colegas para marcar reuniões em um horário que funcione para todos os envolvidos.

Faça o seguinte:

1. Abra o Google Agenda;
2. No lado esquerdo, digite o email do seu colega de trabalho em "Adicionar calendário".

→ Você precisará solicitar permissão para visualizar o calendário deles. No entanto, uma vez aceito, você poderá visualizar os calendários de seus colegas.

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Criando um link do Google Hangouts para reuniões remotas

Sabia que pode criar facilmente um link do Google Hangouts para ter uma reunião virtual? 

Ao adicionar um link do Google Hangouts, a pessoa convidada para sua reunião pode encontrar facilmente o link do seu evento na agenda dele. Isso economiza seu tempo, assim você não precisa enviar um link de videoconferência por conta própria. 

Para criar um link do Google Hangouts no Google Agenda, siga esses passos:

1. Faça login no seu calendário;
2. Crie um evento, clique em "Mais opções";
3. Em "Adicionar conferência", clique em "Hangouts";
4. Complete o restante dos detalhes do seu evento e salve.

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Definindo lembretes automáticos de eventos no Google Agenda

Muitas vezes, convém definir um lembrete antes que um evento ocorra. Isso pode ser útil se você precisar concluir uma tarefa antes do evento. 

Para definir um lembrete automático de evento no Google Agenda, siga estas etapas:

1. Clique na engrenagem "Configurações";
2. Role para baixo até "Configurações para minhas agendas" e clique no seu calendário;
3. Role para baixo até "Notificações de eventos";
4. Escolha quanto aviso você precisa antes dos eventos: minutos, horas, dias, semanas;
5. Escolha se você deseja receber uma notificação ou um email;
6. Clique em "Adicionar notificação".

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Recebendo sua agenda diaria por e-mail

Se você deseja que o Google Agenda envie por e-mail sua agenda diária, faça o seguinte:

1. Abra o Google Agenda;
2. Clique na engrenagem do "menu Configurações" e depois em "Configurações";
3. Clique no seu calendário em "Configurações para minhas agendas";
4. Em seguida, role para baixo até "Notificações gerais";
5. Em "Agenda diária", escolha "E-mail";
6. Os e-mails serão enviados para o e-mail em que sua agenda está.

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Adicionando tarefas ao Google Agenda

Se você gosta de criar listas de tarefas para acompanhar seus projetos, vai adorar esse recurso. 

Você pode incluir suas tarefas diárias no seu Calendário para ajudar você a se manter atualizado sobre todos os seus projetos. Isso vai lhe ajudar a gerenciar melhor seu tempo e rotina diária. 

Veja como adicionar tarefas ao Google Agenda:

1. Abra o Google Agenda;
2. No lado direito, clique em Tarefas;
3. Depois clique no botão "Começar";
4. Clique em "Adicionar uma tarefa";
5. Em seguida, digite sua tarefa na caixa;
6. Sob o ícone de lápis, você poderá adicionar datas de vencimento e subtarefas para projetos individuais.

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Delimitando seu horário de trabalho no Google Agenda

Você também pode definir seu horário de trabalho para que ninguém agende reuniões em horários que extrapolam sua jornada diária. 

Veja como definir seu horário de trabalho no Google Agenda:

1. No seu calendário, clique no ícone de roda dentada "Menu Configurações";
2. Role para baixo até "Horário de trabalho";
3. Clique nos dias da semana em que trabalha;
4. Defina as horas de trabalho para cada dia de trabalho.

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Adicionando anexos ao Google Agenda

Cansado de enviar um email da agenda da reunião ou de um documento importante antes de uma reunião? Você pode adicionar anexos para que as pessoas visualizem diretamente no convite do Google Agenda para manter todos informados.

Dessa forma, você tem certeza de que todos os convidados para a reunião têm o documento que podem visualizar a qualquer momento antes da reunião. Veja como configurar isso:

1. Abra sua ferramenta de gerenciamento de tempo;
2. Clique no dia em que você deseja criar um evento;
3. Clique no ícone do clipe de papel para adicionar seu anexo;
4. Se o anexo estiver no Google Drive, você pode procurá-lo na caixa de pesquisa;

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Sincronizando o Google Agenda com o iPhone

Deseja sincronizar seu Google Agenda com seu iPhone? No seu iPhone, siga estas etapas:

1. Abra suas configurações;
2. Clique em Contas e senhas;
3. Clique em Adicionar conta: Google;
4. Digite seu endereço de e-mail e clique em Avançar;
5. Digite sua senha e clique em Avançar;
6. Sincronize seus eventos, contatos e e-mails da agenda;
7. O calendário do seu iPhone agora mostrará todos os seus eventos.

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→ Leia também: Como usar o WhatsApp Business em sua empresa.

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